jueves, 24 de marzo de 2011

PREGUNTAS DOCUMENTOS COMERCIALES

1. ¿ QUE SON DOCUMENTOS COMERCIALES?


Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. 

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio 

* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. 

* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.



2. ¿ CUALES SON?








  • ORDEN DE COMPRA: Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderias al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. Tambien es llamado nota de pedido.






  • REMITO: Es el documento que confecciona el vendedor y que acompana la entrega de las mercaderias vendidas.






  • FACTURA: Es el documento que el proveedor entrega al comprador comunicandole el importe de las mercaderias vendidas a credito o al contado. Es el comprobante de compra.






  • TICKET: Cumple la misma funcion que la factura al contado y se utiliza en operaciones de escasos importes.







  • NOTA DE DEBITO: Es el comprobante que envia el proveedor al comprador, comunicandole que aumento su deuda por motivos que en el se especifica.







  • NOTA DE CREDITO: Es el comprobante escrito que el proveedor entrega al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque, pagare u otros valores.







  • PAGARE: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinada








  • NOTA DE CRÉDITO BANCARIA:



    • BOLETA DE DEPOSITO: Es el documento que emite el Banco entrega a sus clientes declarando haber recibido importe, cheque u otros valores en calidad de deposito en cuenta corriente.
    • CHEQUE: Es una orden de pago librado contra un Banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden de cuenta corriente o esta autorizado para girar en descubierto; esto significa, librar cheques sin tener fondos suficientes, previa autorizacion del Banco.
    FORMAS DE EMISION DEL CHEQUE

    • AL PORTADOR: No menciona el nombre del beneficiario pudiendose dejar en blanco el lugar o escribir al portador.
    • A FAVOR DE UNA DETERMINADA PERSONA: Se indica en nombre del beneficiario acompanado de la clausula “a la orden” o sin ella.

    • CRUZADO: Transferir a otra persona el derecho de cobro que uno tenia.
    • CERTIFICADO: Es el que certifica el Banco garantizando que el librador tenga fondos suficientes para su pago. La certificacion se inserta en el reverso del cheque.

    • POSTDATADO: Emitir hoy un cheque a 15 dias posteriores.
    • DIFERIDO: Es utilizado como instrumento de credito. Se puede endosar indefinidamente; cada vez que se libra debe darse aviso al Banco, el numero y el importe.
    3. ¿ PARA QUE SIRVEN LOS DOCUMENTOS COMERCIALES?


    Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

    Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

    Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.




    4. ¿ QUE DIFERENCIA HAY ENTRE CHEQUE Y CONSIGNACIÓN BANCARIA?

    Estoy seguro de que más de uno se habrá quedado pensando: ¿pero no es lo mismo? Y ese es el el problema, que la gente no distingue entre en uno y otro, y sin embargo creo que son bien distintos, y las consecuencias de optar por uno o por otro pueden ser dramáticas. Así que la pregunta tiene todo el sentido del mundo: ¿cheque bancario o cheque conformado?
    Empecemos por el cheque conformado. El cheque conformado es un cheque normal, el típico cheque de cuenta corriente, de esos que tenemos en un talonario. ¿Qué le hace especial? La clausula de conformidad que se hace constar en su reverso (en el anverso también se estampilla). A través de dicha clausula el Banco deja constancia de que existen dichos saldos en la cuenta, reteniéndolos para ser abonados contra ese cheque. Lo normal es que, si me solicitan que el cheque sea conformado me presente ante mi banco, emita el cheque, retengan el dinero en mi cuenta y me lo sellen tal y como digo, no pudiendo disponer de ese dinero para otros fines.
    El cheque bancario es distinto. No soy yo cliente el que emite el cheque. El cheque lo emite el propio banco, por lo que no es necesario que tenga yo chequera. Ni siquiera es necesario que tenga cuenta en ese banco. Bien contra metálico, bien contra dinero depositado en una cuenta, el banco emite un cheque contra cuentas internas suyas. El emisor del cheque es el propio banco, el es el obligado al pago.
    ¿Parecido? Para nada. ¿Pero no nos garantizan las dos fórmulas el cobro? No de la misma manera. El cheque conformado nos retiene el dinero únicamente por el plazo marcado en la clausula, que normalmente son 15 días. Pasada esa fecha podemos intentar cobrarlo, pero no esta garantizado. Es más, y creo que no es pacífico, pero me temo que dicha retención en la cuenta no puede oponerse a un embargo o a un concurso de acreedores, por lo que es posible que nos encontremos con cheques conformados impagados.
    El cheque bancario no tiene plazo especial en que funciona la garantía, ya que la garantía estriba en ser emitido por el propio Banco. Si atendemos a la Ley del Cheque, todos los cheques, bancarios o no deben ser presentados al cobro en un plazo de 15 días desde su emisión, pero eso no significa nada más que de no hacerlo perderíamos determinadas ventajas judiciales en caso de impago. Es evidente que en el caso de los cheques bancarios ese riesgo es hoy por hoy irrelevante, por lo que no resulta extraño encontrarse con cheques bancarios que tardan en cobrarse dos o tres meses.
    Por tanto, y teniendo en cuenta que el coste suele ser idéntico, creo que el cheque bancario se impone claramente, por seguridad, universalidad, y comodidad.

    5.¿ QUE ES COMPROBANTE DE CONTABILIDAD?
    Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.

    El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993.

    6.¿  QUE ES COMPROBANTE DE EGRESO?

    El comprobante de egreso – modelo comprobante de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
    En la mayoría de los casos y por no decirlo que siempre elcomprobante de egreso – modelo comprobante de egreso va precedido de una copia. Esta siempre va agregada al cuadre de caja. El cuadre de caja se hace diariamente.
    Además el comprobante de egreso – modelo comprobante de egreso nos ayuda a llevar en orden toda la parte contable de la impresa y además permite una fácil presentación de todos los gastos de la empresa a los socios o inversionistas.
    El comprobante de egreso – modelo comprobante de egreso se puede desarrollar en el computador, sin embargo debemos tener en cuenta las formas de pago que pueden ser en efectivo o en cheque. Además se debe tener los datos de la persona que lo diseño y autorizo sin olvidarnos de la firma de la persona a la que se le hizo el pago.

    Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.





    7. ¿ QUE ES NOTA DÉBITO?

    Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

    8.¿ QUE ES NOTA CREDITO?


    Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
    Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.
    Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de intereses.
    Caso contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota crédito es una erogación para la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registró como venta. Desde el punto de vista del cliente, como su obligación se disminuye con la nota crédito, ésta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las mercancías que adquirió inicialmente a un mayor valor.
    En la Conciliación bancaria, es común confundirse con el concepto de la nota debito y crédito, puesto que el banco envía a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de manejo, que es un ingreso para el banco (Recordemos que la nota debito es un ingreso sólo para quien la emite, para el que la recibe es un egreso).
    En el caso de las cuentas bancarias, la nota crédito que emite el banco, sí es un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe).

    9.¿ PARA QUE SIRVE EL REMITO?
    Es una constancia de envio de mercaderia desde su lugar de origen o punto de venta principal al usuario intemedio o final, que sirve ademas como valor de testimonio de mercaderia recibida una vez que se lo firma. Este documento sirve luego para generar la factura de cobro por dicha mercaderia. Debe reunir condiciones de plena identificacion para que sea valida y deje testimonio de veracidad, esto es que tenga u numero de serie plenamente reconocible. Este documento sirve ademas para a los efectos de demostrarlo ante la policia de caminos dejar en claro que se trata de mercaderia en transito no robada.

    10. ¿ COMO SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS 
    COMERCIALES?

    SE CLASIFICAN EN EXTERNOS E INTERNOS

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